Copil 24fev17

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Réunion du Comité de Pilotage le 24 février 2017 à l'Université Paris-Sud

Contents

Ordre du jour

  1. Point d’avancement
  2. Engagement des crédits restant sur le budget Téléprésence
  3. Mise à disposition des équipements de téléprésence
  4. Préparation du rapport annuel et de l’évaluation
  5. Modalités d’accès aux plateformes
  6. Actions de communication
  7. Questions diverses

Membres présents ou représentés

  • Université Paris-Saclay : Olivier Cappé
  • Université Paris-Sud : Michel Beaudouin-Lafon
  • CNRS : Mokrane Bouzeghoub
  • CEA : Laurent Chodorge
  • INRIA : Romain Primet
  • Institut Telecom : Eric Lecolinet
  • CentraleSupelec : Hélène Huard
  • ENS Cachan : Florian de Vuyst
  • Université Versailles - Saint-Quentin : Bertrand Lambège
  • Maison de la Simulation : Edouard Audit

Invités:

  • CoTech : Cédric Fleury et Jean-Marc Vézien
  • UVSQ : Virginia Branco

Documents présentés

Compte Rendu

1. Point d’avancement

Cédric Fleury présente l'état d'avancement du projet (voir transparents joints).

Concernant le système de téléprésence, une partie des équipements ont été livrés à l'Université Paris-Sud, et pourront être déployés chez les partenaires une fois les conventions de mise à disposition signées (voir point 3). Un nouvel appel d'offre va être lancé pour l'achat des écrans / tableaux interactifs, dont le marché avait été infructueux. Le comité technique effectue une étude des offres commerciales disponibles afin de mieux cibler le nouvel appel d'offre. Ce nouveau marché devra être finalisé (matériel livré) avant la fin de la tranche 1 le 30 juin 2017.

Le développement du logiciel de téléprésence Digiscape a avancé depuis la démonstration lors de la dernière réunion du Comité de Pilotage. Les contrats des ingénieurs recrutés sur financement ANR sont désormais terminés (au 31/12/2016). Les développements et le déploiement du logiciel sont désormais pilotés par Olivier Gladin, ingénieur Inria affecté à la plateforme WILDER et mis à disposition du projet à temps partiel pour cette tâche, et Lawrence Fyfe, ingénieur recruté sur un CDD CNRS jusqu'à fin 2017. Une visite des plateformes a commencé pour tester le logiciel en situation. Comme cela avait été anticipé, des problèmes liés à l'administration système et réseau sont apparus sur certains sites. Il est donc indispensable que les représentants des partenaires interviennent auprès de leurs directions informatiques afin de régler les problèmes d'accès et de filtrage réseau.

2. Engagement des crédits restant sur le budget Téléprésence

Suite à la prévision d'un reliquat sur le budget téléprésence d'environ 450k€, Michel Beaudouin-Lafon avait demandé aux partenaires lors de la réunion précédente du Comité de Pilotage de proposer des investissements permettant de compléter les plateformes du réseau. Ces demandes, listées dans le document joint, sont les suivantes :

  • Installation audio à la Maison de la Simulation : 3 000€
  • Extension du FabLab Digiscope (Univ. Paris-Sud) : 170 000€ (travaux: 70 000€, nouvelles machines : 100 000€)
  • Insonorisation de la salle MIRE (UVSQ) : 14 000€
  • Renouvellement du cluster de EVE (LIMSI) : 90 000€
  • Renouvellement partiel de WILD (Univ. Paris-Sud) : 100 000€

Le Comité de Pilotage donne son accord pour cette réaffectation des crédits d'équipement initialement destinés à la téléprésence, et note que le budget pour les travaux d'extension du FabLab Digiscope devront être réaffectés en crédits de fonctionnement. Un avenant à la convention de reversement à l'Université Paris-Sud sera signé pour acter cette réaffectation.

3. Mise à disposition des équipements de téléprésence

Suite à la décision du Comité de Pilotage de confier à l'Université Paris-Sud l'acquisition de l'ensemble des matériels de téléprésence, des conventions de mise à disposition de ces équipements à chacun des partenaires doivent être signées.

Un projet de convention (voir document joint) a été transmis aux partenaires, qui doivent le valider. Une fois tous les équipements livrés et inventoriés, l'annexe de chaque convention listant les équipements sera complétée et la convention mise à la signature, avant mise à disposition effective du matériel.

4. Préparation du rapport annuel et de l’évaluation

Le projet va être évalué cette année par un comité international. Le rapport d'activité doit être rédigé en anglais et couvrir l'ensemble de la période depuis le début du projet. Une présentation orale suivie de questions aura lieu à la fin du mois de juin. Les modalités précises de cette session nous seront communiquées ultérieurement par l'ANR.

Michel Beaudouin-Lafon a communiqué aux partenaires les documents du rapport, comme les années précédentes. Il demande le retour de ceux-ci complétés pour le 17 mars au plus tard, afin d'avoir le temps de les intégrer et de faire circuler le document avant la date limite de soumission le 30 mars.

Les représentants de l'ANR, qui ont été invités comme les années précédentes à la présente réunion du Comité de Pilotage, n'étant pas disponibles, ils seront invités à la prochaine réunion, qui aura lieu avant la session d'évaluation du mois de Juin.

5. Modalités d’accès aux plateformes

Plusieurs partenaires souhaitent mettre à disposition leur plateforme à des utilisateurs extérieurs, conformément aux objectifs fixés lors de la soumission du projet. Le modèle économique de cette mise à disposition doit cependant être défini. Chaque partenaire a des règles et pratiques différentes concernant ce type de prestations, notamment la définition des coûts. L'objectif est donc dans un premier temps d'établir une charte sur les conditions de mise à disposition des plateformes, commune aux partenaires. Cette charte pourrait prévoir une contribution, mutualisée sur l'ensemble du projet, afin de soutenir les actions globales de celui-ci.

La société Immersion a contacté plusieurs partenaires avec une offre de service de location de salles (voir document joint). Celle-ci ne semble pas vraiment adaptée, et elle est coûteuse (Immersion prélève 30% des coûts de location). D'autres pistes sont évoquées, notamment l'offre SIMSEO de GENCI/Teratec (http://www.genci.fr/fr/content/simseo) ou le Fonds National de Valorisation, via la SATT Paris-Saclay (http://media.enseignementsup-recherche.gouv.fr/file/2010/22/0/Valorisation_de_la_recherche_150220.pdf).

Virginia Branco, chargée de valorisation à l'UVSQ, se propose de réaliser une étude sur la question pour la prochaine réunion du Comité de Pilotage. Les partenaires sont invités de leur côté à évaluer les possibilités de mise à disposition de leur plateforme (pourcentage du temps, support ingénieur) et de l'évaluation du coût à la demi-journée.

6. Actions de communication

Ce point n'a pas été traité faute de temps.

7. Questions diverses

Néant.

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